1. Introducción
En Baker Tilly Panamá Holdings, así como en nuestras empresas afiliadas y subsidiarias, (“nosotros”), reconocemos la importancia de la información que mantenemos en nuestra base de datos, especialmente la privacidad y los datos personales de nuestros clientes, potenciales clientes, usuarios, colaboradores y terceras partes.

Esta Política de Privacidad y Protección de Datos Personales (“Política”) establece las prácticas que hemos implementado en nuestras empresas con el propósito de dar cumplimiento a la Ley 81 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales en la República de Panamá y el Decreto Ejecutivo 285 de 28 de mayo de 2021, que la reglamenta.

Es importante que usted lea atentamente esta Política antes de acceder o utilizar nuestros servicios. Si no está de acuerdo con esta política, deberá abstenerse de compartir información con nosotros, por cualquier medio físico o electrónico.

2. ¿Qué son los Datos Personales?
Cualquier información concerniente a personas naturales, que las identifica o las hace identificables, como por ejemplo su nombre, dirección, dirección de correo electrónico o número de teléfono.

Dentro de los datos personales tenemos también:

• Datos confidenciales. Aquellos datos que por su naturaleza no deben ser de conocimiento público o de terceros no autorizados, incluyendo aquellos que estén protegidos por ley, por acuerdos de confidencialidad o no divulgación, a fin de salvaguardar información. En los casos de la Administración Pública, son aquellos datos cuyo tratamiento está limitado para fines de esta administración o si se cuenta con el consentimiento expreso del titular, sin perjuicio de lo dispuesto por leyes especiales o por las normativas que las desarrollen. Los datos confidenciales siempre serán de acceso restringido.

• Dato sensible. Aquel que se refiera a la esfera íntima de su titular, o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para este. De manera enunciativa, se consideran sensibles los datos personales que puedan revelar aspectos como origen racial o étnico; creencias o convicciones religiosas, filosóficas y morales; afiliación sindical u opiniones políticas; datos relativos a la salud, a la vida, a la preferencia u orientación sexual, datos genéticos o datos biométricos, entre otros, sujetos a regulación y dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona natural.

3. Ámbito de aplicación
Esta Política se aplica a todos los datos personales recopilados, procesados, transferidos, almacenados y/o utilizados por Baker Tilly Panamá Holdings y sus empresas afiliadas y subsidiarias en el curso de nuestras actividades profesionales y comerciales. Incluye los datos personales de nuestros clientes, y potenciales clientes, así como los de nuestros empleados, proveedores y terceras partes con los que interactuamos, ya sean personas naturales o jurídicas, quienes serán los “titulares de los datos personales.”

4. Principios que rigen la protección de datos de carácter personal

• Lealtad: los datos personales serán recabados solamente con el conocimiento y consentimiento del titular de los datos personales, sin engaño o falsedad y sin utilizar medios fraudulentos, desleales o ilícitos.

• Finalidad: los datos personales serán recolectados con fines determinados y no para ser tratados para fines incompatibles o distintos para los cuales se solicitaron.

• Proporcionalidad: solo les solicitaremos aquellos datos adecuados, pertinentes y limitados al mínimo necesario.

• Veracidad y exactitud: los datos de carácter personal serán exactos y puestos al día de manera que respondan con veracidad a la situación actual del propietario del dato. Para esto, esperamos contar con su apoyo en la actualización de sus datos.

• Seguridad de los datos: nosotros, como responsables del tratamiento de los datos personales, hemos adoptado las medidas de índole técnica y organizativa necesarias para garantizar la seguridad de los datos bajo nuestra custodia, principalmente cuando se trate de datos considerados sensibles, e informar al titular, lo más pronto posible, cuando los datos hayan sido sustraídos sin autorización o haya indicios suficientes de que su seguridad ha sido vulnerada.

• Transparencia: toda información o comunicación al titular de los datos personales relativa al tratamiento de estos deberá́ ser en lenguaje sencillo y claro, y mantenerlo informado de todos los derechos que le amparan como titular del dato, así́ como la posibilidad de ejercer los derechos ARCO.

• Confidencialidad: todas las personas que, por parte de Baker Tilly Panama Holdings, intervengan en el tratamiento de datos personales, o tengan acceso a sus datos personales, están obligadas a guardar secreto o confidencialidad respecto de estos, incluso cuando hayan finalizado su relación laboral o profesional con nosotros , impidiendo el acceso o uso no autorizado.

• Licitud: para que el tratamiento de un dato personal sea lícito, deberá́ ser recolectado y tratado con el consentimiento previo, informado e inequívoco del titular del dato o por fundamento legal.

• Portabilidad: el titular de los datos tiene derecho a obtener de parte del responsable del tratamiento una copia de los datos personales de manera estructurada en un formato genérico y de uso común.

5. Cómo y qué Datos Personales recopilamos
Recopilamos datos personales de diversas formas y solamente en el desempeño de nuestras actividades profesionales regulares, a fin de poder cumplir con nuestras obligaciones y proveer de manera eficiente nuestros servicios. Dada la naturaleza de nuestras actividades, podemos recopilar datos cuando el titular de los datos nos los proporciona de forma voluntaria de las siguientes maneras:

• Cuando utiliza nuestro sitio web o aplicación móvil (no aplica a enlaces externos), Estas visitas nos pueden generar reportes sobre uso de nuestras páginas y estadísticas generales sobre las personas que nos visitan, tales como país, tipo de navegador utilizado, intereses generales, pero sin permitirnos identificar a una persona específica.

• Cuando se comunica con nosotros por cualquier medio.

• Cuando nos contacta con alguna consulta o solicitud. Ante esta circunstancia, le solicitaremos información y datos, así como información de su negocio, a fin de entender sus necesidades, todo con el propósito de brindarle nuestros servicios.

• Cuando participa en alguno de nuestros eventos. Como parte de nuestros servicios, podemos brindarles información adicional sobre futuros eventos, eventos y noticias de interés, a través del correo electrónico o número telefónico proporcionado.

• Mediante formularios, encuestas u otros similares que usted ha completado libremente.

• Al presentarnos solicitud de empleo en nuestra empresa o alguna de nuestras empresas afiliadas o subsidiarias. Ante esta circunstancia, recopilaremos la información que aparece en su hoja de vida, formularios que sean completados por usted y cualquier información adicional que nos brinde mediante entrevistas o referencias. Esta información será utilizada para la evaluación de candidatos y, de ser contratado, su información formará parte de su expediente como colaborador.

También podremos obtener información de fuentes de dominio público o información accesible en medios públicos.

Es importante destacar que no divulgamos ni vendemos su información personal o información de contacto comercial a terceros que les permita mercadear sus productos y servicios.

Usualmente recopilamos los siguientes datos personales:

• Información y datos personales para identificarlo inequívocamente: nombre completo, fecha de nacimiento, número de identificación y/o pasaporte, nacionalidad, su rol dentro de su organización e información de su organización.

• Datos de contacto para poder comunicarnos con usted: dirección de correo electrónico, números de teléfono, dirección física y en caso de ser persona jurídica domicilio y número de identificación fiscal.

• Información requerida para el procesamiento de facturas y pagos.

• Información necesaria para cumplir con nuestro proceso de Debida Diligencia: adicional a los datos mencionados en los puntos anteriores, copia de su documento de identificación, comprobante de domicilio, en caso de ser persona jurídica certificado de existencia o equivalente, entre otros.

6. Cómo utilizamos sus Datos Personales
Utilizamos sus datos personales con diversos fines que incluyen:

• Para proveerle adecuadamente nuestros servicios.

• Para informarle sobre el estatus de su servicio.

• Para cumplir nuestras obligaciones en los compromisos contractuales suscritos con usted.

• Para el procesamiento de facturas y pagos.

• Para comunicarnos con usted con relación a nuestros servicios y para dar respuesta a sus consultas.

• Para identificarle adecuadamente en las ocasiones que se comunique con nosotros.

• En cumplimiento con los requerimientos regulatorios y las leyes de la República de Panamá.

• Para obtener conocimiento que nos permita mejorar nuestros servicios y desarrollar nuevas ofertas.

• Para enviarle comunicaciones relacionadas con información de interés relacionada con los productos y servicios que ofrecemos.

7. Con quién compartimos sus datos personales
Podemos compartir sus datos personales con:

• Nuestro personal con el propósito de brindarle los servicios por usted contratados. Mantenemos cláusulas de confidencialidad en los contratos que suscribimos con todo nuestro personal, de igual forma están capacitados para mantener la confidencialidad y seguridad de sus datos.

• Proveedores de servicios externos o profesionales, quienes nos ayudan a brindarle productos y servicios. Se incluyen, entre otros, servicios de administración de TI y sistemas, hosting de aplicaciones y almacenamiento de base de datos. Estos proveedores deberán cumplir con prácticas de seguridad razonables para mantener la seguridad y confidencialidad de sus datos personales y que estos no sean tratados para otros fines que los especificados previamente.

• Proveedores de servicios marketing que nos ayudan a enviar comunicaciones de servicio al cliente, eventos, cursos y seminarios, encuestas, productos y servicios, entre otras. Estos proveedores pueden tener acceso a los datos personales necesarios para realizar sus funciones, pero no se les permite utilizar dicha información para ningún otro fin.

• Firmas miembros de la red Baker Tilly con oficinas en otros países (por ejemplo, para fines de conocimiento del cliente o para brindar servicios cuyos profesionales se encuentren en otro país) siempre que esto sea coherente con la base sobre la que hemos recogido su información personal.

• Agencias o gubernamentales o públicas, así como autoridades judiciales en caso de que así lo requiera o permita la ley de la República de Panamá.

• A terceros autorizados por Ley o por el titular de los datos.

No proporcionamos información a terceros para sus propios fines de marketing y no realizamos envíos de correo para terceros.
Algunos de nuestros proveedores de servicios pueden estar ubicados en una jurisdicción distinta a la República de Panamá. Cuando sea necesario transferir o transmitir su información personal, nos aseguramos de que esta sea utilizada estrictamente para los propósitos indicados. Nuestros proveedores mantendrán la protección y confidencialidad de sus datos como si estuvieran en territorio nacional y siempre en cumplimiento con la normativa aplicable.

8. Enlaces a sitios de terceros
Nuestro sitio web puede contener enlaces a otros sitios web o servicios que no son controlados por Baker Tilly Panamá Holdings, estos enlaces han sido provistos para su conveniencia e información. Nosotros no somos responsables por las prácticas y políticas de privacidad y protección de datos de sitios de terceros, por lo cual le exhortamos a que revise, y se ponga en contacto con los sitios de terceros, para obtener información sobre sus prácticas y políticas de privacidad y protección de datos personales.

9. Cómo protegemos sus datos personales
Tomamos medidas y prácticas de seguridad tecnológica y operativa generalmente aceptadas para proteger tus datos personales contra accesos no autorizados, uso indebido, pérdida accidental, alteración o destrucción. Realizamos pruebas periódicas de seguridad sobre nuestras principales aplicaciones para identificar y tratar vulnerabilidades conocidas.
El acceso de nuestros colaboradores a sus datos personales está restringido y es limitado únicamente a aquellos que estén autorizados y, por sus funciones, así lo requieran.
Es importante indicar que ninguna transmisión por Internet o correo electrónico es completamente segura o libre de errores. En particular, el correo electrónico enviado desde o hacia nosotros puede no ser seguro. Por lo tanto, debe tener usted especial cuidado al decidir qué información nos envía por este medio.
Si tiene usted alguna consulta sobre nuestras medidas de seguridad, puede canalizarla a [email protected]

10. Conservación de la información
Conservaremos su información personal mientras tengamos una relación con usted. Sin embargo, usted acepta que una vez que nuestra relación con usted haya finalizado, conservaremos su información personal durante un periodo de tiempo que nos permita mantener nuestros registros comerciales con fines de análisis y/o auditoría; cumplir con los requisitos de conservación de registros establecidos por la ley; defender o presentar cualquier reclamación legal; y/o atender cualquier reclamación. Eliminaremos sus datos personales cuando ya no sean necesarios para estos fines.
En atención a lo anterior, conservaremos los datos personales que nos proporciona por un mínimo de cinco (5) años luego de terminar cualquier relación contractual o comercial. No obstante, podremos conservar los datos por un tiempo superior, si así es requerido para cumplir con alguna ley especial.

11. Derechos de los titulares (Derechos ARCO):
La Ley 81 de Protección de Datos Personales reconoce como derechos irrenunciables básicos, los derechos que tienen los titulares de datos personales.

• Derecho de acceso: obtener sus datos personales que se encuentren almacenados o sujetos a tratamiento en bases de datos de instituciones públicas o privadas, además de conocer el origen y la finalidad para los cuales han sido recabados.

• Derecho de rectificación: solicitar rectificación o la corrección de los datos personales que sean incorrectos, irrelevantes, incompletos, desfasados, inexactos, falsos o impertinentes.

• Derecho de cancelación: solicitar la eliminación o cancelación de sus datos personales que estén incorrectos, sean irrelevantes, incompletos, desfasados, inexactos, falsos.

• Derecho de oposición: por motivos fundados y legítimos relacionados con una situación en particular, podrá negarse a proporcionar sus datos personales o a que sean objeto de determinado tratamiento, así como a revocar su consentimiento.

• Derecho de portabilidad: obtener una copia de los datos personales de manera estructurada, en un formato genérico y de uso común.

Por favor tenga en cuenta que para proteger sus derechos podemos eliminar, cancelar, modificar o bloquear sus datos personales sin necesidad de una solicitud por su parte, cuando existan pruebas de inexactitud de sus datos. Cuando la exactitud de sus datos no puede ser establecida o tengan vigencia dudosa, podemos bloquear sus datos.

12. ¿Cómo puedes ejercer tus derechos (ARCO):
Para ejercer sus derechos por favor contáctenos a la dirección de correo electrónico [email protected]

La atención y respuesta a solicitudes que reciban de los titulares de los datos personales relativas al acceso a su información, la corrección de los datos, eliminación de sus datos incorrectos, irrelevantes, incompletos, desfasados, inexactos, falsos o importantes, negativa a proporcionar sus datos personales, a revocar su consentimiento y a obtener copia de los mismos, siempre y cuando dichas solicitudes no impidan o entorpezcan el debido trámite dentro de un proceso administrativo o judicial o por seguridad del Estado o no se refieran a datos que han sido almacenados por mandato legal, se harán dentro del término que establece la Ley. Baker Tilly Panama Holding se compromete a asistir en brindar las constancias de que la base de datos ha sido actualizada según corresponda.

13. Cambios a esta política
Usted acepta que podemos revisar y modificar esta Política periódicamente, siempre teniendo como base las leyes actuales sobre privacidad y protección de datos personales de la República de Panamá. La fecha de actualización está siempre incluida al final de la Política. Los cambios, modificaciones y adiciones son efectivos a partir de la fecha en que son publicados.

Esta Política fue actualizada el 07 de julio de 2023.